Как написать деловое письмо на английском

О чем писать в неформальном письме?

Далее идет само «тело» письма. Его содержание зависит от тематики общения. Однако чаще всего мы отвечаем на другое письмо. С этого и начнем.

• How are you? – Как дела?/ Как ты?
• How is your family? – Как твоя семья?
• Thank you/Many thanks for your (recent/last) letter/postcard. – Спасибо/Премного благодарен за (недавнее/последнее) письмо / открытку.
• I hope you are well. – Надеюсь, ты впорядке.
• I was so surprised to hear that… – Я был удивлен услышать, что …
• It was good / nice / great to hear from you again. – Было хорошо / приятно / прекрасно получить весть от тебя снова.

Если давно не общались, подойдут следующие фразы:

• It’s ages since I’ve heard from you. I hope you’re well/you and your family are well. – Лет сто ничего не слышал от тебя. Надеюсь, ты в порядке/ты и твоя семья в порядке.
• I’m sorry I haven’t written/haven’t been in touch for such a long time. – Извини, что не писал/не поддерживал связь так долго.

Примеры делового письма на английском

Следующие два примера различаются в шапках писем. Это обусловлено тем, что компании вправе вносить небольшие изменения в формате для своего удобства. Оба варианта считаются допустимыми.

Первый пример.

Company LetterheadStudents Of The Future Co.610 Fountain AveBurlington, NJ 08016June 6, 2018Burlington Township StudentStreet AddressCity, State Zip

Dear Student:

Use this sample letter as a template to help you complete your activities throughout this course. I have purposely set up the spacing and content to make it easier for you to delete existing text and replace it with the content that you need to use. Please be sure to use all the tools provided to you, so that you are more efficient with your work.

Be sure to copy down the text boxes I have provided, they may be helpful when you need to compose different types of business letters. Be sure to save this document as: Letter Template.

Sincerely,

Mr. Rogers

Business Ed. Teacher

*Enclosure* (if needed)

Второй пример.

Organization LetterheadMarch 16, 2016

Mr. Ernie English

English Company

1234 Writing Lab Lane

Write City, IN 12345

Dear Mr. English:

The first paragraph of a typical business letter is used to state the main point of the letter. Begin with a friendly opening; then quickly transition into the purpose of your letter. Use a couple of sentences to explain the purpose, but do not go into detail until the next paragraph.

Beginning with the second paragraph, state the supporting details to justify your purpose. These may take the form of background information, statistics or first-hand accounts. A few short paragraphs within the body of the letter should be enough to support your reasoning.

Finally, in the closing paragraph, briefly restate your purpose and why it is important. If the purpose of your letter is related to your employment, consider ending your letter with your contact information and title if it not included on letterhead. However, if the purpose is informational, think about closing with gratitude for the reader’s time.

Sincerely,

*Signature*

Lucy LetterPresident

*Enclosure*

С чего начать английское письмо

Написание письма начинается с указания личных данных, адреса и даты написания. Эти сведения располагаются в верхнем правом углу листа. При этом оформление адреса в английском языке прямо противоположно стандартам русской речи: перечисление идет от меньшего к большему, т.е. от квартиры к названию страны. Образец написания приведен в таблице ниже.

Адрес в английском письме
Пояснения	Образец
1 строка – персональные данные	Kravchenko Boris
2 строка – квартира, № дома, улица	Flat 5 67 Leningradskaya st.
3 строка – название города, почтовый индекс	Severodvinsk 837293
4 строка – страна	Russia

Отметим, что адрес получателя на конверте пишется ровно по такому же принципу.

Следом за шапкой адреса, с отступом в одну строку, указывается дата написания письма. Здесь допускается несколько вариантов оформления:

• 17 September 2018;
• September 17th, 2018;
• 2018 September 17;
• 17thSeptember, 2018;
• 17 2018;
• 17 2018.

Все приведенные вариации абсолютно равнозначны, однако, полное написание месяца считается более формальным стилем.

Также английский язык позволяет использовать и полностью числовые комбинации (17/09/2018). Но здесь следует учесть один нюанс: в Соединенных Штатах Америки принято записывать сперва порядковый номер месяца, и только потом числовое обозначение дня. Так, запись 10/09/2018 американец прочтет как 09 октября 2018 года. Если же ваш собеседник из Великобритании, то восприятие такой даты будет традиционно европейским: 10 сентября 2018 года.

Официальные фразы прощания

Goodbye

Вы никогда не задумывались, насколько серьезно это звучит? Это практически переводится на русский как «прощай». Согласитесь, в русском это вы говорите нечасто. В английском goodbye часто означает прощание навсегда, расставание с возлюбленным или крупную ссору с кем-то, когда вы уходите, хлопнув дверью. Однако вы вполне можете использовать goodbye при прощании в официальной обстановке.

Have a good day

‘Have a good day’ (or ‘Have a nice day,’ ‘Have a good evening,’ or ‘Have a good night’) – хорошего Вам дня! – официально-деловое прощание, вежливое и удобное: с ним вы всегда угадаете. Отлично подходит для деловых партнеров и коллег по работе.

Farewell

Лучше не использовать его часто – уж слишком высокопарно оно звучит. Например, farewell можно перевести как «в добрый путь!», если вы неожиданно оказались в роли ученицы одиннадцатого класса на школьном звонке (farewell to school! — прощай, школа!). Другой вариант — «прощай» — говорят в мелодрамах с плохим концом, когда в главного героя уже четыре раза выстрелили из ружья, но он держит руку своей возлюбленной и перед смертью говорит ей нечто трагическое и прекрасное.

Если ни то, ни другое в ваши планы не входит, возможно, нам стоит поискать менее формальные прощания.

Take care

Если вы смотрели голливудские боевики, то наверняка помните две фразы, которые хотя и переводились на русский, но всегда звучали немного не к месту:

• Все хорошо? Ты в порядке? – участливо вопрошает герой у своего напарника, который только что четыре раза перевернулся в горящей машине и получил семь пулевых ранений в ногу. Это, как мы помним, are you ok?
• Герой отправляет своего напарника на верную смерть к врагам, и, обнимая его напоследок, душещипательным голосом говорит: «Береги себя». Это и есть наше прощание.

Если вы прощаетесь с человеком, которого не увидите какое-то время (как минимум неделю) или который отправляется делать что-то сложное или опасное, говорите ‘take care’. Это хотя и достаточно теплое, но вместе с тем и довольно официальное прощание.

Из каких частей состоит письмо?

«Золотое правило» каждой переписки гласит о необходимости выдерживать определенную структуру письма! Важно, чтобы текст легко воспринимался, был удобен для чтения, а само послание — было коротким, лаконичным и по сути. Структурные элементы письма:

Структурные элементы письма:

1. Адрес автора и дата составления обращения — указываются в правом углу в верхней части.
2. Обращение к адресату — пишется отдельной строкой.
3. Вступление — обычно умещается в один абзац, где также можно упомянуть, например, о предыдущей переписке.
4. Основная часть – занимает два-три абзаца, в которых излагается суть вопроса.
5. Заключение — фраза, которую прописывают отдельной строкой.
6. Подпись автора.

Как закончить неофициальное письмо?

Конечно же после того, как мы всем поделились, обо всем рассказали, на все вопросы ответили, нужно логически закончить письмо, нельзя его просто оборвать. Для этого у нас также есть некоторые заготовочки, традиционные фразы.

Скажите, почему вы заканчиваете письмо:

• Unfortunately, I need to / have to go. – К сожалению, мне нужно / я должен идти.
• It’s time to finish. – Пора заканчивать.
• Anyway, I must go and get on with my work! – В любом случае, мне нужно идти и справляться с работой.

Передайте привет или скажите о следующей встрече/письме:

• Give my love / regards to… / Say hello to… – Передавай привет…
• Anyway, don’t forget to let me know the dates of the party. – В любом случае, не забудь сообщить мне о датах вечеринки.
• We must try and meet up soon. – Нужно постараться встретиться скоро.
• I can’t wait to hear from you. – Не могу дождаться вестей от тебя.
• Look forward to seeing you again. – С нетерпением жду встречи с тобой снова.
• Hope to hear from you soon. – Надеюсь, скоро услышимся.
• See you soon. – До скорой встречи

И в заключение не забываем о традиционном пожелании с новой строки

• Love,/Lots of love, – С любовью,
• All the best, – Всего наилучшего,
• Take care, – Береги себя,
• Best wishes, – С наилучшими пожеланиями.

Большая и дружная семья EnglishDom

Клише деловых писем

В силу особого формата данной статьи, описанные ваше интервалы между абзацами не соблюдены. Надеемся, вы простите нам данный нюанс.

Представление нового сотрудника. Introduction of a new colleague.

Dear :

I want to take this opportunity to inform you that will soon be joining us as the in the . will be taking over from and will begin work on .

has been the of the at for years and we are delighted that has decided to join our company at this stage of our development.

is a person of and I have no doubt will contribute significantly to all aspects of our work here.

I hope all of you will try to make feel welcome here as becomes accustomed to new position.

Sincerely yours,

Первое напоминание о неуплате. First reminder of an unpaid invoice.

Dear :

I am writing to remind you that we have not yet received payment for invoice for , due on . I am enclosing a full statement of your account as of and a copy of the invoice.

Should you have any questions about your account, please do not hesitate to contact me.

Sincerely,

Прощание в письме

Правильно закончить письмо и попрощаться очень важно, так как вы закрепляете таким образом впечатление о себе. Не попрощавшись вы рискуете показаться непрофессиональным и грубым

Исключением можно назвать всего пару ситуаций: когда вы постоянно в течение дня ведете переписку с кем-то или когда это ваш близкий друг или родственник. В остальных случаях в деловом письме всегда необходимо прощаться.

Примеры вежливого прощания в письме:

С уважением. Kind regards/Regards.

Теплые пожелания. Warm regards. (Стоит употреблять, когда вы уже знакомы с собеседником.)

Следующими фразы прощания вы можете употреблять, когда уже знакомы, общаетесь регулярно, но письмо все же остается рабочим:

С уважением. Best/Best regards/Warm regards.

Будьте здоровы. Cheers. Не бойтесь показаться фамильярным: подобного рода прощание очень распространено в английском обществе.

Хороших выходных! Have a great week end! Всем нравится ощущение окончания рабочей недели, поэтому попрощаться с коллегами таким образом будет как нельзя кстати.

Избегайте следующих фраз при прощании:

Искренне ваш. Yours truly/Yours faithfully. Может прозвучать слишком лично и интимно.

Благословен день/Благословенного дня. Have a blessed day. Неуместно упоминать религию в формате рабочей переписки.

Thanks/Thxs or Regards/Rgds. Нельзя использовать сокращения и аббревиатуры в деловой переписке.

Примеры фраз и варианты писем на английском

Если друг писал о новостях:

• Glad to hear that… – Рад слышать, что…
• Great news about… – Отличные новости о…
• Sorry to hear about… – Жаль услышать о…

Если хотим поделиться новостями:

• I thought you might be interested to hear about/know that… – Я подумал, тебе могла бы быть интересно услышать о/узнать, что…
• Listen, did I tell you about …? You’ll never believe what… – Слушай, я тебе рассказывал о…? Ты никогда не поверишь, что…
• By the way, have you heard about / did you know that…? – К стати, ты слышал о / ты знал, что…?
• Oh, and another thing… This is just to let you know that … – О, и еще одно… Просто, чтобы ты знал, что…

Извиняемся:

• I’m really sorry that I forgot to send you a birthday card but I was busy with my new job. – Прости, мне очень жаль, что я забыл отправить тебе открытку на день рождения, но я был занят новой работой.
• I’m writing to apologise for missing your party but I’m afraid I was with flu. – Пишу, чтобы извиниться, что пропустил твою вечеринку, но, боюсь, у меня был грип.

Приглашаем:

• Could you let me know if you can come / you’d like to join us? – Мог бы ты дать мне знать, сможешь ли ты прийти/хотел бы ты присоединиться к нам?
• I was wondering if you’d like to come on holiday with us. – Мне интересно, хотел бы ты поехать с нами на каникулы.
• I’m / We’re having a party on Saturday 13th and I / we hope you’ll be able to come. – Я / Мы устраиваем вечеринку в субботу 13-го и надеемся, тебе удастся прийти.

Отвечаем на приглашение:

• Thank you very much for your invitation. I’d love to come. – Большое спасибо за приглашение. Я бы с удовольствием пришел.
• Thank you for inviting me to… but I»m afraid I won’t be able to… – Спасибо за приглашение на… но, боюсь, я не смогу…

Спрашиваем:

• I’m writing to ask for your help/you (if you could do me) a favour. – Пишу тебе, чтобы попросить о помощи / (смог бы ты оказать мне) об услуге.
• I wonder if you could help me/do me a favour. – Мне интересно, смог бы ты мне помочь / оказать услугу.
• I’d be very / really / terribly grateful if you could… – Я был бы очень / действительно / ужасно благодарен, если бы ты мог.

Благодарим:

• I’m writing to thank you for your hospitality/the wonderful present. – Пишу тебе, чтобы поблагодарить тебя за гостеприимство/замечательный подарок.
• It was so kind of you to invite me to stay with you. – Это было так мило с вашей стороны пригласить меня остаться с вами.
• I really appreciated all your help/advice. – Я действительно ценю твою помощь/совет.

Поздравляем/желаем удачи:

• Congratulations on passing your exams/your excellent exam results! – Мои поздравления с успешной сдачей экзаменов/твоими отличными результатами!
• I wish you good luck/Good luck in/with your exams/your interview. – Желаю тебе удачи/Удачи в/на экзаменах/собеседовании.
• Don’t worry, I’m sure you’ll do well/pass. – Не волнуйся, я уверен, тебе всё удастся / сдашь.

Предлагаем и советуем

• Why don’t you…? – Почему бы тебе не…?
• Maybe you could…? – Возможно ты мог бы…?
• How about…? – Как насчет…?
• You can’t leave Moscow without… (doing sth) – Ты не можешь покинуть Москву не… (сделав чего-то)
• I’m sure you will enjoy… (doing sth). If you like, we can… – Я уверен, тебе понравится… (делать что-то). Если хочешь, мы можем…

Конец письма

Закончив описывать все радужные перспективы сотрудничества (как вариант), следует грамотно завершить письмо. Не сделаете этого – вас посчитают непрофессиональным и грубым. Можно также поблагодарить получателя (обязательно найдите, за что) и добавить несколько вежливых фраз.

Фразовые клише для прощания

Thank you for your patience and cooperation. Спасибо за терпение и сотрудничество.

If you have any questions or concerns, don’t hesitate to let me know. Если у вас возникли вопросы или проблемы, не стесняйтесь и дайте знать.

Regards/Kind regards/Sincerely. С уважением.

Warm regards. С наилучшими пожеланиями.

Приложения к письму

• Please see the attached file … Пожалуйста, смотрите прикреплённый(приложенный) файл …
• We enclose / are enclosing … Мы прилагаем …
• We are attaching to this letter… Мы прилагаем к этому письму…
• We are sending you … under separate cover Отдельно направляем Вам …
• Please enclose … with your reply … Просим приложить к Вашему ответу …
• Enclosed you will find a copy of the contract. Копия договора прилагается.

Формальные связки

Соединительные словосочетания структурируют деловую переписку.

Apart from the above … Помимо вышеуказанного …

As requested by you … В соответствии с Вашей просьбой…

At the same time we would like to remind you that… Одновременно хотели бы напомнить Вам, что…

Besides … Кроме того …

First of all / In the first place … В первую очередь …

Please note that … Просим принять во внимание, что …

Further to the above … (In addition to the above …) В дополнение к вышеуказанному …

In accordance with the contract inclosed … В соответствии с прилагаемым контрактом …

In case of your refusal… В случае Вашего отказа…

In case of your failure to make payment… В случае неуплаты…

In case of delay in delivery (in payment) … В случае задержки в поставках (в уплате)

In fact … Фактически …

In this connection … В связи с этим …

In connection with your request … В связи с вашей просьбой …

In view of the above … Ввиду вышеизложенного …

It is self understood …It goes without saying … Само собой разумеется, что …

On the other hand … С другой стороны …

Otherwise we shall have… В противном случае мы будем вынуждены…

Moreover … Более того …

Nevertheless … Тем не менее …

The matter is/ The point is … Дело в том, что …

To avoid delay in … Во избежание задержки в …

Under the… enclosed… В соответствии с прилагаемым…

We are sure (confident) that… Мы совершенно уверены, что…

We are taking the opportunity to remind you that … Пользуясь возможностью напомнить, что …

We cannot accept your point of view for the following reasons… Мы не согласны с Вашей точкой зрения по следующим причинам…

We think/believe … Мы считаем, что …

We have (no) difficulty in… Мы (не) испытываем трудности в…

We have to admit that… Необходимо признать, что…

We find (consider) it necessary (important, reasonable) to note … Считаем необходимым (важным, целесообразным) отметить …

We wish to bring to you notice that / We would like to note that / We would like to note that … Обращаем ваше внимание на тот факт, что …

We would welcome the opportunity… Мы были бы рады иметь возможность…

You state (write, are writing) in your letter that … В Вашем письме Вы заявляете, что …

Не теряйте время, рекомендую. СФОРМИРУЙТЕ привычку учить английский язык: Промокоды, акции и подарки, чтобы Ваше обучение было не только интересным, но и выгодным.

Сокращения, используемые в электронных письмах

• AAMOF As A Matter Of Fact в сущности
• AFAIK As far as I know насколько я знаю
• BTW By The Way кстати
• CU see you увидимся
• F2F face to face наедине
• FOAF Friend of a Friend из третьих рук
• FYA For Your Amusement к вашей радости
• FYI For Your Information к вашему сведению
• HSIK How Should I Know? понятия не имею
• IMO In My Opinion по моему мнению
• IMHO In My Humble (Honest) Opinion по моему скромному мнению
• IOW In Other Words иными словами
• IWBNI It Would Be Nice If хорошо бы
• KIS Keep It Simple говори проще
• NRN No Reply Needed ответ необязателен
• OS Operating system операционная система
• OTL Over The Line сверх положенного
• OTOH On The Other Hand с другой стороны
• R Received получено
• TFS Thanks For Sharing спасибо за ссылку
• TIA Thanks in Advance заранее благодарен
• WOBTAM Waste of Bloody Time and Money потеря времени и денег
• WRT With Respect To с уважением к

Dear Partners,

Best regards, Nina Simone

Пример: Письмо извинение

Материалы для изучения английского языка

СФОРМИРУЙТЕ привычку учить английский язык: Промокоды, акции и подарки, чтобы Ваше обучение было не только интересным, но и выгодным.

Курсы, английского языка. Бесплатно!

Учим английский для деловой переписки бесплатно: уроки присылаются на ваш почтовый адрес. Регистрируйся и научитесь, как назначить встречу, согласовать результаты и поблагодарить в деловой переписке.

Структура делового электронного письма на английском

Структура делового письма на английском.

Мы отправляем электронное письмо с целью получения быстрого ответа или ожидаем от адресата каких-либо быстрых действий.

Независимо от того, является ли электронное письмо формальным или неформальным, оно должно иметь четкую логичную структуру, которая представлена ниже.

Адрес отправителя письма и адрес получателя письма (Heading)

Следите за его правильностью, так как при отсутствии всего одного подчеркивания или точки письмо не дойдёт до адресата.

Тема письма (Subject)

Постарайтесь уложиться в 5-7 слов и в то же время обязательно укажите самую важную деталь в теме письма, например: Marketing Meeting Agenda (рус. план встречи по маркетингу)2

Если для вас важно, чтобы на письмо ответили быстро или обратили на него особое внимание, используйте слово URGENT(рус. Срочно!) или фразу PLEASE READ (рус. Пожалуйста, прочтите!) в начале темы вашего письма

Пожалуйста, прочтите!) в начале темы вашего письма.

Также для подчеркивания важности письма можно использовать значок High Importance (рус. очень важное), который добавит красный восклицательный знак в строку темы вашего письма

Приветствие и обращение (Salutation)

В деловом письме на английском языке очень важно написать правильно имя получателя и его пол. Используйте для женщин обращение госпожа (Ms) и господин (Mr) для мужчин

В менее официальной обстановке или после длительного периода переписки приемлемо именовать получателя по его имени.

После обращения ставиться запятая (двоеточие в Северной Америке). Можно вообще не ставить знаки препинания, это стало модным в письмах на английском языке.

Как приветствовать на английском	Комментарий
Dear Mr. Smith,	Обращение к конкретному мужчине.
Dear Ms. Smith,	Универсальное обращение как к замужней, так и к незамужней даме.
Dear Sir or Madam,	Употребляется, когда вы не знаете, кто будет отвечать на ваше письмо.
To whom it may concern,	Обычно используется в деловой переписке, когда вы пишете на корпоративную почту и не знаете, кто из сотрудников будет отвечать на ваше письмо.

Основное содержание (Body)

Во вступлении делового письма на английском языке обычно используют дружеское приветствие, благодарность за проявленное внимание или,иногда, начинает формулироваться основная мысль послания. Например:

Например:

Thank you for your prompt response (рус. Спасибо за быстрый ответ)

Following last week’s presentation, I have decided to write to you… (рус. После презентации на прошлой неделе я решил написать вам …)

I am writing to you regarding… (рус. Я пишу вам о …)

После короткого вступления в первом абзаце формулируется основная мысль Вашего письма в одном или двух предложениях. Используйте несколько коротких абзацев, чтобы более подробно описать основные положения вашего сообщения.

Если для этого достаточно одного абзаца, то не пишите дополнительные только для того, чтобы письмо казалось длиннее.

Пример на английском	Перевод
With reference to your advertisement in Business Weekly Journal could you please send me more detailed description of your monitors. I would also like to know about discounts that you provide.	Со ссылкой на ваше объявление в деловом еженедельнике не могли бы вы прислать мне более подробное описание ваших мониторов. Я также хотел бы знать о скидках, которые вы предоставляете.

Заключительная часть (Closing)

В заключительном абзаце делового письма на английском языке необходимо сделать напоминание, указать на срочность запроса, либо поблагодарить за оказанное внимание, следует указать, какие действия вы ожидаете от собеседника. Например:

Например:

Looking forward to your reply (рус. Ждем Вашего ответа)

Don’t hesitate to contact me back if you have any questions (рус. Не стесняйтесь обращаться ко мне, если у вас есть вопросы.)

Конец письма (Signature)

В завершении делового письма на английском языке перед именем ставиться завершающая фраза, обычно это слово Sincerely (рус. искренне).

Для писем в Великобританию, которые начинаются с фраз Dear Sir, Dear Sirs, Dear Madam, Dear Sir or Madam, завершающая фраза — Yours faithfully (рус. с уважением).

Для США подходит вежливая и нейтральная фраза — Very truly yours (рус. Искренне Ваш). Если вы пишите старому знакомому наиболее подходящей завершающей фразой будет — Cordially yours (рус. сердечно Ваш).

Если вы использовали знаки препинания (запятую или двоеточие) в приветствии английского делового послания, то необходимо поставить запятую и после завершающей фразы, перед Вашим именем.

Если вы не использовали знаки препинания в приветствии на английском, то не используйте их и после завершающей фразы, например: Sincerely yours… или Many thanks…

Прощаемся на иностранном

Иностранные прощания:

 Иногда вы можете услышать что-то вроде итальнского ‘ciao’, испанского ‘adios’ или ‘hasta la vista’, или французского ‘au revoir’ (которого в шутку могут заменить на ‘olive oil’ или ‘au reservoir’) или даже нашего родного ‘doozviiidaniya’, которым ваш англоязычный друг захочет удивить вас перед расставанием.

Бонус!
Два крокодильих прощания:

• see you in a while, crocodile
• see you later, alligator

еще вариант крокодильего диалога:

see you later, alligator! (на что принято отвечать: after while, crocodile! — чао, гамадрил!)

Характерно для двух парней-американцев в боевом настроении.

Подсказки по написанию делового письма

При написании вашего письма важно придерживаться простоты и целенаправленности, чтобы смысл вашего письма был ясен.
Используйте простые и сжатые слова вместо укоренившихся.
Лучший способ начать письмо — указать цель в самом начале. Это называется прямым подходом, и он устанавливает тон для последующего текста письма, захватывая интерес читателя.
Однако, если ваше письмо доставляет плохие новости, прямой подход нецелесообразен

Вместо этого используйте косвенный, указывая плохие новости во втором или третьем абзаце письма.

Приветствие в деловом письме и вступительная часть письма должны быть вежливыми
Всегда уделяйте внимание усилиям и чувствам читателя.
После вступления необходимо указать детали проблемы.
Укажите необходимую информацию о проблеме и вариант ее решения.
Сообщите читателю о причинах принятого решения.

Соблюдайте одинарный интервал и оставляйте двойные пробелы между абзацами, выровняйте свое письмо по левому краю (block style – выключка строк до конца влево). Придерживайтесь коротких предложений и четких абзацев.
Будьте откровенны и уважайте время своего читателя: ваш читатель занят делом, поэтому переходите прямо к делу без «воды».
Используйте шрифты «Arial», «Times New Roman», «Courier New» или «Verdana»
Размер шрифта должен быть 10 или 12. Используйте поля 2,5 см или 1 дюйм со всех четырех сторон.
Всегда ставьте преимущества читателей перед своими. Вместо того, чтобы говорить о том, что вы ожидаете от них для себя, укажите то, что вы можете им предложить.
Будьте осторожны и внимательны с именем и названием компании получателя.

Выдерживайте разговорный тон, но сохраняйте профессиональную подачу информации; не будьте чрезмерно формальными.

Избегайте жаргона, самоуверенности, высокомерия и бахвальства.
В письме  используйте действительный залог и личные местоимения.
Всегда заканчивайте  письмо запросом на действие.
Оставьте пустую строку после приветствия и перед заключительной частью. Двойной отступ между последним предложением и концовкой письма.
При необходимости, оставьте 4 или 5 отступов для собственноручной подписи.
Деловые письма должны всегда печататься на белой бумаге формата A4, а не на цветной или на каких-либо личных канцелярских бумагах.
Заканчивайте письмо также профессионально и вежливо.

И еще раз, не забудьте перепроверить письмо на наличие ошибок (хотя бы 2 раза).